La pandémie a profondément déstabilisé les entreprises, bouleversant les relations entre les employés, les clients, les fournisseurs, les communautés et autres parties prenantes clés.
Teams permet de créer une organisation beaucoup plus réactive et productive que les organisations classiques que nous connaissons bien depuis l’avènement de la micro-informatique.
Par la même occasion, il permet de rendre l’entreprise moins sensible aux conséquences des pandémies et des crises qui pourraient impacter les infrastructures et la logistique humaine.
Avec ces nouveaux outils collaboratifs, il ne s’agit pas d’adopter temporairement une organisation en mode dégradé dans une perspective de retour rapide à la « normale », mais au contraire, d’apprendre à travailler bien plus efficacement en faisant d’une contrainte inattendue et indésirable une opportunité.
Certaines entreprises s’étaient déjà engagées dans cette voie bien avant la crise sanitaire. Jusque-là réservés aux start-ups ou organisations à la culture très digitale, les outils collaboratifs de nouvelle génération connaissent une évolution extrêmement dynamique qui leur permettent de s’adresser tant aux très petites structures qu’aux grandes organisations. Et pour cause : la dimension collaborative dépasse le périmètre intra-entreprise et englobe tout son écosystème : fournisseurs, consultants, partenaires… et ce quelque soit la taille de leur structure.
Faire travailler ensemble les équipes, en s’affranchissant des contraintes de disponibilité du collaborateur, c’est toute la promesse de ces nouveaux outils : pouvoir travailler et co-produire sur des créneaux horaires distincts et pourtant ensemble (travail collaboratif asynchrone), et travailler ensemble sur n’importe quel projet de n’importe quel lieu. Croisez ces paramètres, et vous comprendrez en quoi ces outils apportent une puissance productive jusqu’ici méconnue. Et pourquoi certaines entreprises ne peuvent se passer de ces outils même en présentiel dans leurs bureaux.
Comme toujours depuis que l’informatique existe, l’outil ne peut pas tout : quelque soient les qualités intrinsèques d’un outil collaboratif comme de toute application, sans volonté affirmée du management de l’utiliser et de le diffuser au sein des équipes, vous risquez de perdre beaucoup de temps, temps précieux qui dans le contexte actuel fera toute la différence entre les entreprises qui s’adaptent et celles qui disparaissent.
Concernant les outils collaboratifs de nouvelle génération, il semblerait que les freins au changement soient plus concentrés au niveau management qu’au niveau de leurs équipes : partager l’information n’est-ce pas partager le pouvoir… Tout cela dépendant directement de la culture interne à l’entreprise, et aux rapports que chacun entretient avec le concept de plateforme digital workplace.
Beaucoup d’organisations déploient Teams en se contentant de le mettre à disposition auprès des collaborateurs, ce qui est techniquement rapide et facile, et attendent une appropriation spontanée et progressive, se diffusant par « capillarité ». Que constate t’on au fil du temps : l’outil reste sous exploité dans l’organisation, comme bridé sous un plafond de verre. Les bonnes vieilles méthodes restent ancrées et l’outil pourtant censé être collaboratif reste cantonné aux réunions à distance en visio et aux travaux isolés de quelques aficionados. L’appropriation est inégale, ce qui étouffe l’efficacité de l’outil compte tenu de sa raison d’être collaborative.
Et ce malgré bien souvent un accès à volonté à un libre-service de tutos et documentations diverses, à grands renforts de « formations sur étagère » totalement numérisées, parfois assorties d’un « coaching » réduit à sa plus simple expression, et qui restent assez fastidieuses passées les premières minutes. Les formations sont peu suivies et restent bien souvent ouvertes sans jamais êtes menées à leur terme. Ce qui est inefficace au regard du niveau d’urgence imposé par les bouleversements actuels.
C’est pourquoi nous avons imaginé une réponse pédagogique qui évite cet écueil en permettant à votre équipe d’exploiter tout de suite, le potentiel réel de l’outil.